Politique de
Confidentialité

Harnix SAS, éditeur de la plateforme nixia (ci-après "nous" ou "nixia"), accorde une importance primordiale à la protection de vos données personnelles. La présente Politique de Confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données dans le cadre de l'utilisation de notre plateforme SaaS de CRM intelligent. Elle s'applique à toutes les personnes utilisant la plateforme nixia : administrateurs, agents, et clients finaux interagissant via les canaux connectés (Widget Web, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, SMS, Email).

Le responsable du traitement des données personnelles est : Harnix SAS Siège social : Cotonou, Bénin Email : contact@harnix.bj Téléphone : +229 01 99 98 43 45 Représentant légal : Stéphane GNACADJA Numéro RCCM : À compléter Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse email indiquée ci-dessus.

Nous collectons différentes catégories de données selon votre rôle : Données des utilisateurs de la plateforme (Admins & Agents) — Informations d'identification : nom, prénom, adresse email, mot de passe hashé — Informations professionnelles : nom de l'organisation, rôle, préférences — Données d'utilisation : logs de connexion, actions effectuées, historique de navigation sur la plateforme — Données de facturation : informations nécessaires au paiement (traitées via KKiaPay) Données des clients finaux (via les agents IA) — Messages et conversations échangés avec les agents IA — Coordonnées fournies volontairement (email, téléphone, WhatsApp) — Statut et historique d'interaction (actif, dormant, nombre de messages) Données techniques — Adresses IP, données de navigation, cookies de session — Logs d'utilisation de l'API — Données de performance et d'erreurs (à des fins de maintenance)

Vos données sont collectées et traitées pour les finalités suivantes : Fourniture du service (base légale : exécution du contrat) — Création et gestion de votre compte utilisateur — Fonctionnement des agents IA et traitement des conversations — Envoi de campagnes marketing via les canaux sélectionnés (SMS, Email, WhatsApp) — Gestion des tickets de support et des workflows Amélioration du service (base légale : intérêt légitime) — Analyse des performances de la plateforme — Détection et correction des bugs — Développement de nouvelles fonctionnalités Obligations légales (base légale : obligation légale) — Conservation des données de facturation et de transaction — Réponse aux demandes des autorités compétentes Communication (base légale : consentement ou intérêt légitime) — Envoi de notifications relatives au service — Informations sur les mises à jour et nouvelles fonctionnalités

La plateforme nixia utilise plusieurs moteurs d'intelligence artificielle pour générer les réponses conversationnelles : OpenAI GPT et OpenRouter. Lorsqu'un message est traité par un agent IA, son contenu peut être transmis à ces prestataires tiers dans le strict respect de leurs politiques de confidentialité respectives. Ces transmissions sont nécessaires à la fourniture du service. Base de connaissances : Les fichiers importés (PDF, JSON, Markdown, textes) pour alimenter la base de connaissances des agents IA sont stockés sur nos serveurs et traités localement via notre architecture RAG (Retrieval-Augmented Generation). Ils ne sont pas transmis aux moteurs IA tiers dans leur intégralité.

Nous conservons vos données pour les durées suivantes : Données de compte : Durée de l'abonnement + 30 jours après résiliation (délai d'export) Conversations et messages : 12 mois glissants, ou selon les limites de votre plan d'abonnement Données de facturation : 10 ans (obligation légale comptable) Logs techniques : 6 mois maximum Cookies de session : Session active uniquement À l'issue de ces délais, vos données sont supprimées de façon sécurisée ou anonymisées à des fins statistiques.

Nous ne vendons jamais vos données personnelles à des tiers. Nous pouvons être amenés à partager vos données dans les cas suivants : Sous-traitants techniques nécessaires à la fourniture du service : — Moteurs IA (OpenAI, OpenRouter) pour le traitement conversationnel — KKiaPay pour le traitement des paiements — Prestataires d'hébergement et d'infrastructure Canaux de communication intégrés à votre demande : — Meta (Facebook Messenger, Instagram Direct) via l'API Graph — Opérateurs SMS pour les campagnes SMS Obligations légales : Autorités compétentes sur réquisition judiciaire. Chaque sous-traitant est soumis à des garanties contractuelles de confidentialité et de sécurité.

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles : Droit d'accès : Obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie. Droit de rectification : Faire corriger des données inexactes ou incomplètes. Droit à l'effacement : Demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi. Droit à la limitation : Demander la suspension du traitement de vos données. Droit à la portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine. Droit d'opposition : Vous opposer à certains traitements fondés sur notre intérêt légitime. Pour exercer vos droits, contactez-nous à : contact@harnix.bj Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai de 30 jours.

nixia met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles suivantes pour protéger vos données : — Authentification sécurisée : JWT (JSON Web Tokens) avec tokens de rafraîchissement automatique — Hashage des mots de passe : Algorithme bcrypt — Chiffrement en transit : HTTPS/TLS sur l'ensemble des communications — Isolation multi-tenant : Séparation stricte des données entre organisations — Contrôle d'accès : Gestion granulaire des permissions par rôle (Admin, Agent, Spectateur) — Sauvegarde régulière : Sauvegardes automatiques des bases de données — Monitoring : Surveillance continue de l'infrastructure En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, nous nous engageons à vous en informer dans les meilleurs délais.

La plateforme nixia utilise des cookies et technologies similaires pour assurer son bon fonctionnement. Ces cookies sont strictement nécessaires à l'utilisation du service et ne peuvent pas être désactivés. Cookies de session : Maintien de votre connexion et de vos préférences (durée : session). localStorage : Stockage local du token d'authentification JWT. Nous n'utilisons pas de cookies à des fins publicitaires ou de traçage marketing sur notre plateforme d'administration.

Nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique de Confidentialité pour refléter les évolutions de nos pratiques ou les obligations légales. Toute modification substantielle sera notifiée par email ou par une notification visible sur la plateforme, avec un préavis minimum de 15 jours. La version en vigueur est toujours accessible sur cette page, avec la date de dernière mise à jour. Dernière mise à jour : Janvier 2026